Informativa sulla privacy

INFORMATIVA PRIVACY – SHOP ONLINE (PIATTAFORMA SHOPIFY)

Ultimo aggiornamento: 03/03/2026

1. Titolare del trattamento e contatti. Il Titolare del trattamento è PHOLYA S.r.l., con sede in Via Palestro 7, 50013 Campi Bisenzio (FI), Italia.

Contatti (assistenza e richieste privacy): tel. +39 055 8953130 – e-mail: commerciale@pholya.it.

La presente informativa descrive come PHOLYA S.r.l. tratta i dati personali degli utenti che visitano e utilizzano lo shop online realizzato su piattaforma Shopify (di seguito, “Shop”). Indirizzo dello Shop: https://phofirenze.myshopify.com/

2. Servizi e applicazioni utilizzati nello Shop. Sullo Shop risultano attivi i seguenti servizi/applicazioni (in ambiente Shopify), che possono comportare trattamenti di dati personali nei limiti necessari alle rispettive funzioni:

  • Consentmo GDPR – gestione del banner e delle preferenze privacy/cookie (piattaforma di gestione del consenso – CMP).
  • Shop e Negozio online – canali di vendita Shopify (front-end e funzionalità e-commerce).
  • Timesact Pre-order – gestione dei pre-ordini per prodotti non disponibili (se utilizzati).
  • Messaging – chat e messaggistica con i clienti.
  • Shopify POS – sistema punto vendita Shopify per eventuali vendite in negozio fisico.

3. Categorie di dati trattati. Trattiamo, a seconda dell’uso dello Shop, le seguenti categorie di dati:

  • Dati identificativi e di contatto (nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail).
  • Dati relativi a ordini, spedizioni e resi (prodotti acquistati, indirizzo di fatturazione e consegna, stato dell’ordine, richieste di reso/sostituzione).
  • Dati relativi ai pagamenti (es. esito della transazione e identificativi/riscontri necessari a contabilizzazione e assistenza). I dati completi degli strumenti di pagamento sono trattati direttamente dai fornitori del servizio di pagamento e non vengono memorizzati integralmente dal Titolare.
  • Dati account (se attivato: credenziali, preferenze, storico acquisti).
  • Dati forniti nelle richieste di assistenza (contenuto della richiesta e riferimenti all’ordine).
  • Dati comunicati tramite chat/messaggistica (contenuto dei messaggi e, se forniti, dati di contatto e riferimenti all’ordine).
  • Dati relativi a pre-ordini (se utilizzati: informazioni necessarie a gestire la prenotazione/acquisto e le comunicazioni operative correlate).
  • Dati di navigazione e utilizzo dello Shop (es. indirizzo IP, log, informazioni su dispositivo e browser, dati raccolti tramite cookie o tecnologie similari secondo le preferenze espresse).

4. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione. I dati personali sono trattati per le finalità sotto indicate. I tempi di conservazione possono prolungarsi in caso di contestazioni, contenziosi o richieste dell’Autorità.

Finalità

Dati trattati

Base giuridica (art. 6 GDPR)

Conservazione (criterio)

Esecuzione degli acquisti: gestione ordini, pagamenti, spedizione, consegna, resi e garanzie

Dati identificativi/contatto; dati ordine/spedizione; riscontri di pagamento

Esecuzione del contratto o misure precontrattuali (lett. b)

Tempo necessario a evasione e gestione post-vendita; documentazione contabile/fiscale 10 anni

Gestione pre-ordini e relative comunicazioni operative (se attivati)

Dati identificativi/contatto; dati relativi al prodotto e alla prenotazione; comunicazioni

Esecuzione del contratto o misure precontrattuali (lett. b)

Tempo necessario alla gestione del pre-ordine e adempimenti correlati; documenti contabili/fiscali 10 anni se applicabile

Gestione account cliente (se attivato)

Dati account; dati identificativi; storico acquisti

Esecuzione del contratto (lett. b)

Fino alla chiusura dell’account, salvo ulteriori conservazioni per obblighi di legge o tutela diritti

Assistenza clienti e gestione richieste (incluse richieste via chat/messaggistica)

Dati di contatto; contenuto comunicazioni; riferimenti ordine

Esecuzione del contratto (lett. b) e/o legittimo interesse a fornire assistenza (lett. f)

Tempo necessario a gestire la richiesta; successivamente tempi coerenti con la natura della richiesta e con la tutela dei diritti

Adempimenti di legge (fiscali, contabili, amministrativi) e gestione eventuali reclami/controversie

Dati identificativi; dati ordine; dati di fatturazione; corrispondenza

Obbligo legale (lett. c) e/o legittimo interesse alla tutela dei diritti (lett. f)

Documentazione contabile/fiscale 10 anni; per controversie fino alla definizione

Sicurezza e prevenzione di abusi e frodi (anche tramite controlli integrati della piattaforma)

Dati di navigazione; dati account; dati ordine; log tecnici

Legittimo interesse (lett. f)

Tempo strettamente necessario alla sicurezza e alla prevenzione/accertamento di abusi o frodi

Gestione cookie e preferenze privacy/cookie (banner e registrazione delle scelte)

Dati di navigazione; identificativi online; preferenze espresse

Consenso (lett. a) per cookie non tecnici; legittimo interesse a documentare le preferenze e garantire il corretto funzionamento dello Shop (lett. f)

Secondo durata dei cookie e impostazioni; registrazioni delle preferenze per un periodo congruo a dimostrare la gestione delle scelte e comunque secondo le impostazioni della CMP

5. Pagamenti. I pagamenti sono effettuati tramite i metodi resi disponibili al checkout. I dati necessari a completare il pagamento sono trattati direttamente dal relativo fornitore del servizio di pagamento (che opera, di regola, quale titolare autonomo) secondo la propria informativa.

Sullo Shop possono essere disponibili pagamenti con carta (circuiti come Visa, Mastercard, Maestro, American Express e simili), PayPal e strumenti di pagamento digitale (es. Apple Pay, Google Pay, Shop Pay, UnionPay), in base alle opzioni selezionabili dall’utente in fase di acquisto.

Il Titolare riceve dal fornitore del pagamento le conferme/identificativi della transazione e i dati necessari per la gestione dell’ordine e degli adempimenti contabili e fiscali, senza memorizzare integralmente i dati della carta.

6. Cookie e tecnologie di tracciamento. Lo Shop utilizza cookie e tecnologie similari per garantire il funzionamento dei servizi, ricordare le preferenze, migliorare l’esperienza di navigazione e, ove previsto, per finalità ulteriori (es. statistiche e/o marketing) esclusivamente sulla base delle preferenze espresse dall’utente.

La gestione del banner e delle preferenze privacy/cookie è effettuata tramite l’app “Consentmo GDPR” (CMP).
L’utente può in qualsiasi momento rivedere o modificare le proprie scelte tramite il pannello di gestione dei cookie presente nello Shop e/o tramite le impostazioni del browser. La disattivazione dei cookie tecnici può compromettere il funzionamento dello Shop.

Per informazioni dettagliate sulle categorie di cookie, sulle finalità e sui soggetti terzi eventualmente coinvolti, si rimanda alla Cookie Policy pubblicata nello Shop e/o al pannello informativo della CMP.

7. Destinatari dei dati e fornitori di servizi. I dati possono essere comunicati a soggetti che agiscono quali Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) o, ove necessario, quali Titolari autonomi. In particolare, i dati possono essere condivisi con:

  • Shopify (piattaforma e-commerce e servizi tecnici connessi, inclusi canali di vendita “Negozio online” e “Shop”, gestione ordini e funzioni di messaggistica; eventuale punto vendita tramite Shopify POS).
  • Consentmo GDPR (gestione banner e preferenze privacy/cookie e registrazione delle scelte).
  • Timesact Pre-order (gestione dei pre-ordini, se utilizzati).
  • Fornitori dei servizi di pagamento disponibili al checkout (es. PayPal e altri gestori di pagamento), che trattano i dati di pagamento in qualità di titolari autonomi, secondo le rispettive informative.
  • Corriere utilizzato per le spedizioni in Italia: TNT; per i resi/sostituzioni l’utente può affidarsi a un corriere di propria scelta; in ogni caso i dati necessari vengono comunicati al vettore incaricato della consegna/ritiro.
  • Fornitori IT e di assistenza tecnica, servizi di sicurezza e backup, nei limiti necessari all’erogazione dei servizi.
  • Consulenti (es. legali, fiscali) e Autorità competenti, nei limiti necessari per obblighi di legge o tutela dei diritti.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento può essere richiesto ai contatti indicati nella presente informativa.

8. Trasferimenti verso Paesi terzi. Alcuni fornitori dei servizi utilizzati per lo Shop (in particolare la piattaforma Shopify e i servizi connessi) possono comportare il trattamento di dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, i trasferimenti avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR (ad esempio tramite Clausole Contrattuali Standard e/o altre garanzie previste dalla normativa).

9. Conferimento dei dati. Il conferimento dei dati necessari alla gestione degli ordini e agli adempimenti di legge è obbligatorio: in mancanza non sarà possibile concludere l’acquisto o evadere l’ordine.

Il conferimento dei dati per finalità ulteriori rispetto all’esecuzione del contratto (ad es. cookie non tecnici) è facoltativo: l’eventuale rifiuto non impedisce l’acquisto, ma può limitare alcune funzionalità non essenziali.

10. Processi decisionali automatizzati. Nell’ambito della piattaforma e dei pagamenti possono essere effettuati controlli automatizzati finalizzati alla prevenzione di frodi e abusi (ad es. analisi di anomalie relative a transazioni o comportamenti). Tali controlli non producono, di regola, decisioni aventi effetti giuridici sull’interessato senza un intervento umano, salvo quanto eventualmente previsto dai fornitori dei servizi di pagamento secondo le rispettive informative.

11. Diritti dell’interessato. L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), nonché revocare eventuali consensi prestati in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.

Per esercitare i diritti è possibile contattare il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

12. Minori. Lo Shop non è destinato a minori di 16 anni. Qualora il Titolare venisse a conoscenza di aver raccolto dati personali di un minore, procederà alla loro cancellazione nei limiti consentiti dalla normativa.

13. Aggiornamenti dell’informativa. Il Titolare potrà aggiornare la presente informativa per adeguarla a eventuali modifiche normative, tecniche o organizzative. La versione aggiornata sarà pubblicata nello Shop con indicazione della data di aggiornamento.